7.10. Nota de Débito

Una nota de débito en cuentas por cobrar es un documento legal que se aplica a una factura para aumentar el monto de la misma. Esta siempre nace de un documento afectado ya sea de una factura o de una nota de crédito.

A continuación es explicado el procedimiento para registrar en ADempiere una nota de débito de cuentas por cobrar.

7.10.1. Registro de Nota de Débito

  1. Ubique y seleccione en el menú de ADempiere, la carpeta “Gestión de Ventas”, luego seleccione la carpeta “Facturas de Ventas”, por último seleccione la ventana “Documentos por Cobrar”.

    Menú de ADempiere

    Imagen 1. Menú de ADempiere

  2. Podrá visualizar la ventana “Documentos por Cobrar”, con todos los registros de documentos por cobrar cargados a ADempiere.

    Ventana Documentos por Cobrar

    Imagen 2. Ventana Documentos por Cobrar

  3. Seleccione el icono “Registro Nuevo”, ubicado en la barra de herramientas de ADempiere, para crear un nuevo registro en la ventana “Documentos por Cobrar”.

    Icono Registro Nuevo de la Ventana Documentos por Cobrar

    Imagen 3. Icono Registro Nuevo de la Ventana Documentos por Cobrar

    1. Seleccione en el campo “Organización”, la organización para la cual se encuentra realizando el documento “Nota de Débito CxC”.

      Campo Organización de la Ventana Documentos por Cobrar

      Imagen 4. Campo Organización de la Ventana Documentos por Cobrar

    2. Seleccione en el campo “Orden de Venta”, la orden de venta correspondiente al registro que se encuentra realizando.

      Campo Orden de Venta de la Ventana Documentos por Cobrar

      Imagen 5. Campo Orden de Venta de la Ventana Documentos por Cobrar

    3. Podrá visualizar en el campo “Fecha de la Orden”, la fecha contable de la orden de venta seleccionada en el campo “Orden de Venta”.

      Campo Fecha de la Orden de la Ventana Documentos por Cobrar

      Imagen 6. Campo Fecha de la Orden de la Ventana Documentos por Cobrar

    4. Introduzca en el campo “No. del Documento”, el número de identificación correspondiente al documento que se encuentra realizando.

      Campo Nro del Documento de la Ventana Documentos por Cobrar

      Imagen 7. Campo No del Documento de la Ventana Documentos por Cobrar

      Nota

      Si no es ingresado ningún valor en el campo, ADempiere tomará el número de secuencia establecido para el tipo de documento al guardar el registro.

    5. Introduzca en el campo “Referencia de Orden de Socio del Negocio”, la referencia de la orden del socio del negocio.

      Campo Referencia de Orden de Socio del Negocio de la Ventana Documentos por Cobrar

      Imagen 8. Campo Referencia de Orden de Socio del Negocio de la Ventana Documentos por Cobrar

    6. Introduzca en el campo “Descripción”, una breve descripción correspondiente al registro que se encuentra realizando.

      Campo Descripción de la Ventana Documentos por Cobrar

      Imagen 9. Campo Descripción de la Ventana Documentos por Cobrar

    7. Seleccione el tipo de documento a generar en el campo “Tipo de Documento Destino”, la selección de este define el comportamiento del documento que se está elaborando, dicho comportamiento se encuentra explicado en el documento Tipo de Documento elaborado por ERPyA.

      Campo Tipo de Documento Destino de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 10. Campo Tipo de Documento Destino de la Ventana Documentos por Cobrar

    8. El checklist “Auto-Servicio”, que el registro es una entrada del autoservicio o se puede cambiar vía autoservicio.

      Checklist Auto Servicio de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 11. Checklist Auto Servicio de la Ventana Documentos por Cobrar

    9. Seleccione en el campo “Fecha de Facturación”, la fecha en la cual es aplicada la nota de débito que se encuentra realizando.

      Campo Fecha de Facturación de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 12. Campo Fecha de Facturación de la Ventana Documentos por Cobrar

    10. Seleccione en el campo “Fecha Contable”, la fecha en la cual es aplicada la nota de débito que se encuentra realizando.

      Campo Fecha Contable de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 13. Campo Fecha Contable de la Ventana Documentos por Cobrar

    11. Seleccione en el campo “Socio del Negocio”, el socio del negocio al cual se encuentra aplicando la nota de débito.

      Campo Socio del Negocio de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 14. Campo Socio del Negocio de la Ventana Documentos por Cobrar

    12. Podrá visualizar en el campo “Dirección del Socio del Negocio”, la dirección del socio del negocio seleccionado anteriormente en el campo “Socio del Negocio”.

      Campo Dirección del Socio del Negocio de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 15. Campo Dirección del Socio del Negocio de la Ventana Documentos por Cobrar

    13. Podrá visualizar en el campo “Usuario”, el usuario del socio del negocio seleccionado anteriormente en el campo “Socio del Negocio”.

      Campo Usuario de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 16. Campo Usuario de la Ventana Documentos por Cobrar

    14. Seleccione en el campo “Lista de Precios”, la lista de precios con la cual se encuentra aplicando la nota de débito.

      Campo Lista de Precios de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 17. Campo Lista de Precios de la Ventana Documentos por Cobrar

    15. Podrá visualizar en el campo “Moneda”, la moneda asociada a la lista de precios seleccionada en el campo “Lista de Precios”.

      Campo Moneda de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 18. Campo Moneda de la Ventana Documentos por Cobrar

    16. Seleccione en el campo “Agente Comercial”, el agente comercial involucrado en la transacción por la cual se encuentra realizando la nota de débito.

      Campo Agente Comercial de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 19. Campo Agente Comercial de la Ventana Documentos por Cobrar

    17. El checklist “Imprimir Descuento”, imprime el descuento en la factura y la orden.

      Checklist Imprimir Descuento de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 20. Checklist Imprimir Descuento de la Ventana Documentos por Cobrar

    18. Seleccione la opción “A Crédito”, para indicar como se pagará la factura.

      Opción A Crédito de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 21. Opción A Crédito de la Ventana Documentos por Cobrar

    19. Seleccione en el campo “Término de Pago”, el término que establece la condición, el método y tiempo de pago de la transacción que se encuentra realizando.

      Campo Término de Pago de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 22. Campo Término de Pago de la Ventana Documentos por Cobrar

    20. El checklist “Impreso en Impresora Fiscal”, indica que el documento es impreso en impresora fiscal.

      Checklist Impreso en Impresora Fiscal de la Nota de Débito de CxC

      Impresora 23. Checklist Impreso en Impresora Fiscal de la Ventana Documentos por Cobrar

    21. Seleccione en el campo “Lista”, la opción correspondiente al registro que se encuentra realizando.

      Campo Lista de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 24. Campo Lista de la Ventana Documentos por Cobrar

    22. Seleccione en el campo “Factura Afectada”, la factura a la cual le será aplicada la nota de débito que se encuentra realizando.

      Campo Factura Afectada de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 25. Campo Factura Afectada de la Ventana Documentos por Cobrar

    23. Introduzca en el campo “Código Sunagro”, el código de superintendencia nacional de gestión agroalimentaria.

      Campo Código Sunagro de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 26. Campo Código Sunagro de la Ventana Documentos por Cobrar

    24. El checklist “Documento Fiscal”, indica que el registro en el que se encuentra es un documento fiscal.

      Checklist Documento Fiscal de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 27. Checklist Documento Fiscal de la Ventana Documentos por Cobrar

    25. Introduzca en el campo “Control No”, el número de control fiscal establecido para el registro que se encuentra realizando.

      Campo Control Nro de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 28. Campo Control No de la Ventana Documentos por Cobrar

    26. Seleccione en el campo “Actividad”, la actividad relacionada con el registro que se encuentra realizando.

      Campo Actividad de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 29. Campo Actividad de la Ventana Documentos por Cobrar

    27. Seleccione en el campo “Centro de Costos”, el centro de costos relacionado con el registro que se encuentra realizando.

      Campo Centro de Costos de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 30. Campo Centro de Costos de la Ventana Documentos por Cobrar

    28. Seleccione en el campo “Región de Ventas”, la región de ventas relaconada con el registro que se encuentra realizando.

      Campo Región de Ventas de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 31. Campo Región de Ventas de la Ventana Documentos por Cobrar

  4. Seleccione el icono “Guardar Cambios”, ubicado en la barra de herramientas de ADempiere, para guardar el registro de los campos de la pestaña “Factura”.

    Icono Guardar Cambios de la Nota de Débito de CxC

    Imagen 32. Icono Guardar Cambios de la Ventana Documentos por Cobrar

7.10.2. Línea de la Factura

  1. Seleccione la pestaña “Línea de la Factura”, para cargar los detalles de la nota de débito que se encuentra realizando.

    Pestaña Línea de la Factura de la Nota de Débito de CxC

    Imagen 33. Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    1. Podrá visualizar en el campo “No. Línea”, el número de línea correspondiente al registro que se encuentra realizando en la pestaña “Línea de la Factura”.

      Campo Nro Línea de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 34. Campo No Línea de la Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    2. Seleccione en el campo “Producto”, el producto por el cual se encuentra aplicando la nota de débito.

      Campo Producto de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 35. Campo Producto de la Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    3. Seleccione en el campo “Cargo”, el cargo por el cual se encuentra aplicando la nota de débito.

      Campo Cargo de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 36. Campo Cargo de la Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    4. Introduzca en el campo “Descripción”, una breve descripción correspondiente al registro que se encuentra realizando.

      Campo Descripción de la Línea de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 37. Campo Descripción de la Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    5. Seleccione en el campo “Cantidad”, la cantidad relacionada al registro que se encuentra realizando.

      Campo Cantidad de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 38. Campo Cantidad de la Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    6. Seleccione en el campo “UM”, la unidad de medida relacionada al registro que se encuentra realizando.

      Campo UM de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 39. Campo UM de la Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    7. Introduzca en el campo “Precio”, el precio correspondiente a la nota de débito que se encuentra realizando.

      Campo Precio de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 40. Campo Precio de la Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    8. Podrá visualizar en el campo “Precio Actual”, el precio actual ingresado en el campo “Precio”.

      Campo Precio Actual de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 41. Campo Precio Actual de la Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    9. Podrá visualizar en el campo “Precio de Lista”, el precio de lista oficial.

      Campo Precio de Lista de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 42. Campo Precio de Lista de la Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    10. Seleccione en el campo “Impuesto”, el tipo de impuesto a aplicar en el registro que se encuentra realizando.

      Campo Impuesto de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 43. Campo Impuesto de la Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    11. Seleccione en el campo “Factura Afectada”, la factura afectada para asignar la nota automáticamente.

      Campo Factura Afectada de la Pestaña de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 44. Campo Factura Afectada de la Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    12. Seleccione en el campo “Actividad”, la actividad correspondiente al registro que se encuentra realizando.

      Campo Actividad de la Pestaña de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 45. Campo Actividad de la Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    13. Seleccione en el campo “Centro de Costos”, el centro de costos correspondiente al registro que se encuentra realizando.

      Campo Centro de Costos de la Pestaña de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 46. Campo Centro de Costos de la Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    14. Seleccione en el campo “Amortización de Préstamo”, la amortización de préstamo.

      Campo Amortización de Préstamo de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 47. Campo Amortización de Préstamo de la Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    15. Seleccione en el campo “Activo Fijo”, el activo fijo relacionado con el registro que se encuentra realizando.

      Campo Activo Fijo de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 48. Campo Activo Fijo de la Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    16. Podrá visualizar en el campo “Neto de Línea”, el neto de la línea.

      Campo Neto de Línea de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 49. Campo Neto de Línea de la Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

  2. Seleccione el icono “Guardar Cambios”, ubicado en la barra de herramientas de ADempiere, para guardar el registro de los campos de la pestaña “Línea de la Factura”.

    Icono Guardar Cambios de la Línea de la Nota de Débito de CxC

    Imagen 50. Icono Guardar Cambios de la Pestaña Línea de la Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

  3. Seleccione la pestaña principal “Factura” y ubique la opción “Completar”, en la parte inferior izquierda de la ventana.

    Pestaña Principal Factura de la Nota de Débito de CxC

    Imagen 51. Pestaña Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    1. Seleccione la opción “Completar”, para completar el documento “Nota de Débito de CxC”.

      Opción Completar de la Nota de Débito de CxC

      Imagen 52. Opción Completar de la Pestaña Factura de la Ventana Documentos por Cobrar

    2. Seleccione la acción “Completar” y la opción “OK”, para culminar el proceso.

      Acción Completar y Opción OK

      Imagen 53. Acción Completar y Opción OK de la Ventana Documentos por Cobrar

7.10.3. Consultar Asignación de Nota de Débito Aplicada

  1. Ubique el registro de la factura asociada a la nota de débito, en este caso se ubica la factura “76” y posteriormente seleccione la pestaña “Facturas Pagadas”.

    Factura de la Nota de débito CxC

    Imagen 54. Pestaña Facturas Pagadas de la Ventana Documentos por Cobrar

  2. Haga clic contrario en el campo “Asignación” y seleccione la opción “Acercar” en el menú visualizado.

    Acercar Asignación de Pago de la Nota de Débito de CxC

    Imagen 55. Acercar Asignación de Pago de la Factura por Cobrar

  3. Podrá visualizar el registro de la asignación creada al completar el documento “Nota de débito de CxC”.

    Registro de Asignación de Nota de Débito de CxC

    Imagen 56. Registro de Asignación de Pago de Nota de débito de CxC

  4. Seleccione la pestaña “Asignaciones”, para visualizar la información del monto de la nota de débito aplicada a la factura.

    Pestaña Asignaciones de la Nota de Débito de CxC

    Imagen 57. Pestaña Asignaciones de la Ventana Consulta de Asignación